仕事のスケジュールや具体的にやること＝TODOの管理は皆さんどうしていますか？わたしは長いことスケジュールはGoogleカレンダーを各所に連携させてるのでそれを使っています。今進めているプロジェクトは最近はNotionにリスト化しています。Notionはまだちょっと超活用みたいなところまで落とし込めてないのですが、とりあえず受注があった時点でリスト化することに使ってます。その受注しているプロジェクトリストからやるべき具体的な行動をTODO化して、必要な時間を読んでそれをカレンダーに塊として置いていっています。カレンダーが埋まったらその期間は新しい仕事を入れないようにしたり、前後できそうなら急ぎのものを前にもってくるなどして、だいたいどの仕事をいつやるかをざっくり割り振る感じ。そしてそれをもとに直近数日〜一週間くらいの範囲で具体的にやることを紙に書き出して、それを消していく方法で仕事をしています。
TODOリスト、対応が終わったら捨ててた
そしてこれまでわたしはTODOリストをやりきったら捨てていました。今年のはじめ、知人とスケジュール管理の話をしている時に、ふとTODOリストは捨てないでどのくらいの仕事をするとしんどかったか、逆にちょうどよかったかを後で読み返すのにいいのでは？と思いつきました。
カレンダーとTODOを連動して残す良さを知る
一度思い立つとそれすごく良いプラン！って思えてきました。日記とかひとこと業務日誌とかもめっちゃまちまちになっちゃう人間ですが、TODOだけでも残しておいたら見返すといろいろわかることありそう…と。ということで早速フォーマットを検討した結果、日々のスケジュール管理のために１週間と24時間を縦軸と横軸に広げたバーチカル型の手帳を、時間とか気にせずメモとして使うのがよいな、と思いつきました。
これが実際の手帳の様子。手のひらくらいのサイズなので、小さい&今週は業務内容の特性でTODOの項目が多すぎて別紙を足していますが、これを一冊にしてめくっていくと、日記の代わりになってかなり気に入っています。
スマホでなんでもできるけどアプリは１つしか開けないから
スマホでは１つの端末でいろんな情報を管理するアプリが出ていて、それに助けられる日々なんですが、どれかを開くとそれ以外のアプリは閉じる(というか見えなくなる)しかないです。
常に開いておいて確認しながら仕事したい
という用途を満たすなら、スマホやパソコンのモニターを介してしか見れない場所にデータを貯めるのではなく、単体でためていくほうがいいなと感じるようになりました。仕事のメモも、iPadでの記録をしている時期もありましたが、今は手帳に貯めています。一元管理できるとすっごく気は楽ですが、紐づける情報が増えてくるとどうしても使い方が複雑になってきます。よくやる行動や、よく使うものなどはやっぱりそれに特化した道具を持つ方がシンプルでいいかも。できれば電源要らずだとさらにいいなと。とはいえ私の場合はパソコンとiPadは仕事で使うので充電の管理は気にしているので大丈夫ですが。過去にiPadをあんまり仕事に使えてない頃は、使いたい時に電源がない…ってなってました。これはよくよく考えるとその時のわたしにiPadは必要なかったということでしょうね。
情報をどんなふうに管理するかも自分の感覚で工夫するの楽しい
あれが便利、これが便利といろいろ話を聞きますがそれが自分にも必ず合うとは言えないし、結局自分がなにをどうしたいかがわかってるかがすべてのキモですね。ほんとにこれいるかな？もっとこうしたほうがよさそうだな、とか考えながらやり方を更新していくのも楽しいな〜と思っているところです。